Beheersing documenten

Beheersing documenten

All Day M.O. heeft een procesbeschrijving waarin wordt aangegeven op welke wijze documenten worden geautoriseerd, uitgegeven, beheerst en beheerd. Onder het documentbeheer vallen de volgende categorieën van documenten:
• Kwaliteitshandboek
• Procedurehandboek: procesbeschrijvingen en werkinstructies
• Protocol cliënt-veiligheid
• Beleidsdocumenten
• (kwaliteit) registraties

In procesbeschrijvingen is de wijze van archiveren, bijhouden en ter beschikking stellen van deze documenten beschreven, evenals de verantwoordelijkheid voor het documentenbeheer.

Documentatie-eisen

De documentatie van het kwaliteitsmanagementsysteem moet omvatten:
a. Gedocumenteerde verklaringen van een kwaliteitsbeleid en kwaliteitsdoelstellingen,
b. Een kwaliteitshandboek,
c. Documenten, met inbegrip van registraties waarvan de organisatie heeft vastgesteld dat deze nodig zijn om een doeltreffende planning, uitvoering en beheersing van processen te bewerkstelligen,
d. Een overzicht en beschrijving van de zorgprocessen en andere processen die onder het kwaliteitsmanagementsysteem vallen,
e. Hoe risico’s in de zorg worden beheerst in zorg- en andere processen en documenten die betrekking hebben op het beheer van zorgprocessen voor alle zorgeenheden in de Organisatie, met inbegrip van processen die aan een externe partij zijn uitbesteed.

Er wordt een functionaris benoemt (kwaliteitsmedewerker) met de verantwoordelijkheden en bevoegdheden om:
• Zeker te stellen dat processen worden vastgesteld en onderhouden
• Te rapporteren aan de directrice over de prestaties van het kwaliteitsmanagementsysteem
• Te adviseren over noodzaak tot verbetering
• Het bewustzijn van de eisen van de klant in alle lagen te bevorderen
• Het bewustzijn van medewerkers in welke mate zij bijdragen aan de kwaliteit en veiligheid van de geleverde zorg.

Dit resulteert in de volgende taken:
• Ondersteuning geven bij de totstandkoming van procesbeschrijvingen en documenten
• Bewerkstelligen dat nieuwe of gewijzigde, geautoriseerde processen worden ingevoerd
• Behandelen en beoordelen van voorstellen tot wijziging van procesbeschrijvingen
• In voorkomende gevallen signaleren dat de invoering stagneert
• Uitvoeren of laten uitvoeren van interne audits
• Voorbereiden van het managementreview
• Maandelijks (laten) samenstellen van een klachtenanalyse
• Onderhouden van contacten over kwaliteitsmanagement met klanten, certificerende instellingen en toeleveranciers

Beheersing kwaliteitskader verantwoorde zorg